Ordem de Serviço nº 04, de 23 de setembro de 2002.

O DIRETOR GERAL DA SECRETARIA DO SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista a necessidade de divulgação das normas de funcionamento da Subsecretaria de Arquivo Geral, resolve:

Art. 1º A Subsecretaria de Arquivo Geral, por meio da Seção de Documentos Judiciários - SEDOJU, prestará atendimento ao público interno e externo do Superior Tribunal de Justiça de segunda à sexta-feira, nos seguintes horários:

I - público interno, para pesquisas, consultas e empréstimos de processos, será das 9:00 (nove) às 19:00 (dezenove) horas;

II - público externo, para pesquisas, consultas e solicitações de cópias reprográficas, será das 12:00 (doze) às 18:00 (dezoito) horas;

Art. 2º A unidade processante que determinar o arquivamento de autos findos deverá observar os seguintes procedimentos:

I - no Termo de Remessa ao Arquivo (anexo I) especificar quantos e quais volumes e apensos o processo possui;

II - inserir no Sistema Integrado da Atividade Judiciária a informação: Processo Remetido ao Arquivo;

III - a tramitação física do processo deverá ser feita até 24 (vinte e quatro) horas após a inserção da informação no sistema informatizado;

IV - emitir protocolo, em duas vias, com a relação dos processos remetidos para arquivamento.

Art. 3º O empréstimo de processos arquivados será facultado às unidades processantes do Tribunal.

§1º Para efetivação do empréstimo é necessário requisição própria (anexo II), com carimbo e assinatura de detentor de FC-4 a FC-6 ou de cargo em comissão-CJ.

§ 2º As solicitações de empréstimo de processos do extinto Tribunal Federal de Recursos deverão ser feitas com antecedência de, no mínimo, 1 (uma) hora.

§ 3º O empréstimo de processo será formalizado pelo sistema automatizado.

§ 4º É vedada qualquer alteração ou supressão de informações constantes na lombada dos autos.

Art. 4º O prazo máximo de empréstimo é de 60 (sessenta) dias.

§ 1º Encerrado o prazo de empréstimo, sem que haja a devolução dos autos, a Subsecretaria de Arquivo-Geral - SARQ - formalizará o envio de cobrança à unidade requisitante.

§ 2º Decorridos 30 (trinta) dias da notificação, sem que a unidade tenha se pronunciado, a SARQ comunicará ao(à) Secretário(a) de Documentação a não devolução do processo, para que sejam tomadas as providências cabíveis.

Art. 5º As partes e/ou seus representantes legais que optarem pelo empréstimo do processo deverão solicitar ao órgão processante que o julgou.

Art. 6º Os processos arquivados poderão ser consultados por usuários, desde que no âmbito da Seção de Documentos Judiciários.

Parágrafo único. Os processos que tramitaram em segredo de justiça só poderão ser consultados pelas partes e/ou procuradores constituídos nos autos.

Art. 7º O usuário que solicitar cópia de processo deverá preencher formulário específico (anexo III).

Art. 8º O serviço de envio de cópias de processos, via fax ou pelo correio, estará disponível somente aos usuários que se encontrem fora de Brasília.

§ 1º Será cobrada uma taxa por número de páginas enviadas na forma estabelecida em Portaria específica.

§ 2º O envio de cópias via fax estará limitado a 10 (dez) páginas. Nos casos em que exceder o limite, o envio será feito pelo correio, podendo o usuário optar pelo serviço de sedex, desde que arque com os custos.

Art. 9º A devolução de processos ao Arquivo-Geral deverá ser precedida de registro no Sistema Integrado da Atividade Judiciária com a seguinte informação: PROCESSO DEVOLVIDO AO ARQUIVO.

§ 1º A devolução do processo ao Arquivo deverá ser acompanhada do protocolo de devolução, em duas vias.

§ 2º O registro no sistema de que trata esse artigo só deverá ser efetuado no dia em que ocorrer a remessa física dos autos ao Arquivo ou, no máximo, com 24 (vinte e quatro) horas de antecedência.

Art. 10. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço.

Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário.

José Roberto Resende