Ordem de Serviço nº 01, de 08 de janeiro de 2001.

O DIRETOR GERAL DA SECRETARIA DO SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art.5º do Ato n.º 144, de 29 de novembro de 2001, publicado no Diário da Justiça de 7 de janeiro de 2002, resolve:

Art. 1º Aplicar-se-á a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação, no âmbito do Superior Tribunal de Justiça, a todos os documentos constantes dos arquivos setoriais e do arquivo geral.

§1º O documento será classificado na unidade de origem.

§2º Os servidores responsáveis pelos arquivos setoriais e pelo arquivo geral deverão observar os prazos estabelecidos na Tabela e a destinação final de cada documento.

§3º Os prazos serão contados a partir da data da produção do documento.

Art. 2º Os pedidos de inclusão de documentos ou de alteração no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade deverão ser encaminhados, por meio de memorando, à Secretaria de Documentação.

Parágrafo único. Os pedidos deverão estar baseados em dispositivos legais vigentes.

Art. 3º A transferência de documentos dos arquivos setoriais ao arquivo geral ocorrerá por meio de memorando dirigido à Subsecretaria de Arquivo-Geral, obedecendo ao Cronograma de Remessa de Documentos, em anexo.

Parágrafo único. No memorando deverá constar: tipo de documento, código classificatório, data de produção e grau de sigilo, quando necessário.

Art. 4º Todos os expedientes da administração judiciária, recebidos e expedidos, a serem enviados para o arquivo geral serão registrados no Sistema LINCE 2000, em acordo com o que dispõe o Ato n.º 344, de 31 de agosto de 1999.

Art. 5º Imediatamente após a produção, uma via dos documentos essenciais deverá ser encaminhada para guarda permanente na Subsecretaria de Arquivo-Geral.

Parágrafo único. São considerados documentos essenciais:

1. Atos Normativos – regras e normas expedidas (resoluções, atos, portarias, regimento, regulamento, instrução normativa, ordem de serviço, boletim, comunicado, etc.).
2. Atos de Registro – registros sobre fatos ou ocorrências (atas, termos, etc.).
3. Publicações – um exemplar de cada um dos informativos acerca dos serviços e atividades do Tribunal (folders, guias, informes, publicações do Gabinete da Revista do Tribunal e da Seção de Editoração Cultural, etc.).

Art. 6º Os documentos permanentes serão recolhidos à guarda permanente, localizada na Subsecretaria de Arquivo-Geral, anualmente, ao término da fase intermediária, em conformidade com a Tabela de Temporalidade.

Art. 7º Os documentos de guarda permanente constituem o fundo histórico-cultural do Superior Tribunal de Justiça e deverão ser preservados adequadamente, em consonância com as normas técnicas de conservação de documentos.

Art. 8º Os documentos de valor histórico, probatório e informativo terão resguardadas as seguintes características:

1. inalienáveis, imprescritíveis e intramitáveis;

2. acessíveis apenas para consulta;

3. obrigatoriedade da reprodução (duplicidade) da informação, com a criação de réplicas através de suportes e meios adequados, quando da exposição pública;

4. livres de qualquer tipo de grampo ou prendedor, exceto os de material plástico.

Art. 9º Anualmente, a Subsecretaria de Arquivo-Geral proporá descarte dos documentos cuja destinação final seja a eliminação, tendo expirado o prazo de vida útil na fase intermediária, conforme a Tabela de Temporalidade.

Parágrafo único. É vedada a eliminação de documentos que não constarem na Tabela de Temporalidade. Estes documentos deverão ser analisados para posterior inclusão, conforme o Art. 2º deste instrumento.

Art. 10. Competirá à Secretaria de Documentação autorizar a abertura do Processo de Descarte.

Art. 11. A Subsecretaria de Arquivo-Geral divulgará arelação dos documentos a serem descartados e o prazo para vista aos documentos e eventuais manifestações contrárias ao descarte.

Art. 12. A relação final dos documentos a serem eliminados tornar-se-á pública por meio da Imprensa Oficial.

Parágrafo único. Será concedido um prazo de 30 dias, após a publicação, para possíveis manifestações ou, quando for o caso possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos particulares.

Art. 13. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço, ficando revogadas as disposições em contrário.

Rubem Süffert