Ato nº 216, de 30 de setembro de 2005  (Anexo III)

REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DA SECRETARIA DE DOCUMENTAÇÃO

CAPÍTULOIII

COMPETÊNCIA DAS UNIDADES

(...) Art. 13. À Divisão de Arquivo-Geral compete coordenar as atividades relativas à gestão documental, à disseminação e à preservação da informação jurídica e administrativa, independente do suporte, que compõem o patrimônio científico e cultural do Superior Tribunal de Justiça, e dessa forma:

I – estimular a implantação de um sistema de informações e documentos, sob a forma de política institucional;

II – propor a criação de comissões temáticas, grupos de trabalho, câmaras técnicas e/ou setoriais com caráter interdisciplinar;

III – representar junto à Secretaria de Documentação os interesses atinentes à gestão documental e às tecnologias aplicáveis;

IV – garantir o acesso aos documentos e às informações neles contidas, de forma célere e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais;

V – articular e coordenar os processos de elaboração, avaliação e revisão de instrumentos de gestão documental do STJ, bem como as atividades de eliminação de documentos, observando as normas vigentes;

VI – promover, coordenar e supervisionar as atividades de consultoria e visitas técnicas para organização e conservação dos acervos setoriais dos Gabinetes dos Senhores Ministros e das demais unidades do Tribunal;

VII – estimular a implantação de projetos e atividades de conservação preventiva e/ou de restauração de documentos administrativos e judiciários;

VIII – promover o intercâmbio com instituições afins, através de eventos arquivísticos, tais como: debates, reuniões, encontros técnicos, seminários;

IX – divulgar, interna e externamente, o acervo do Arquivo-Geral e as atividades relevantes realizadas pelas Seções;

X – informar mensalmente, à unidade responsável, o saldo do numerário creditado à Conta Única do Tesouro Nacional resultante da reprodução e autenticação de documentos.

Art. 14. À Seção de Documentos Judiciários compete:

I – subsidiar a implementação de sistemas eletrônicos, convencionais ou híbridos de gestão de documentos judiciais, observando os requisitos, metadados e a legislação pertinente;

II – propor e subsidiar discussões relacionadas à acessibilidade de longo prazo aos documentos judiciais arquivísticos;

III – receber, classificar, registrar, indexar e acondicionar os documentos judiciais em suportes convencionais, eletrônicos ou híbridos procedentes das unidades processantes do Tribunal;

IV – armazenar e zelar pela guarda, conservação e recuperação do acervo judicial do Superior Tribunal de Justiça e do extinto Tribunal Federal de Recursos;

V – atender às solicitações de pesquisa, fornecimento e autenticação de reproduções dos documentos judiciais, formuladas por usuários internos e externos (no posto de atendimento, por telefone, fax, correios ou e-mail), de forma célere e segura, ressalvadas as restrições administrativas ou legais;

VI – facultar o empréstimo de processos arquivados, por meio dos órgãos judicantes, às partes e advogados e diretamente às demais unidades do Tribunal;

VII – calcular e comunicar ao interessado o valor dos serviços de reprodução e autenticação dos documentos judiciais que deverá ser recolhido junto à unidade competente;

VIII – elaborar instrumentos de pesquisa e descrição, tais como: bases de dados, catálogos, índices, inventários, repertórios, guias dentre outros, a fim de facilitar e garantir o acesso aos documentos e disseminar as informações neles contidas;

IX – promover o processo de avaliação documental, elaborando ou revisando os instrumentos de gestão e/ou de destinação final do acervo;

X – eliminar os documentos judiciais com prazo de guarda expirado, observando a legislação vigente;

XI – tornar público, através da imprensa oficial, a relação de documentos com vida útil expirada a serem descartados;

XII – realizar periodicamente a conferência da documentação judicial sob sua custódia;

XIII – proceder o controle e o registro das atividades de rotina inerentes à Seção;

XIV – demandar ao Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos, procedimentos preventivos e/ou de restauração dos documentos judiciais;

XV – orientar as diversas unidades do Tribunal na organização dos arquivos setoriais judiciais, em suportes tradicionais ou eletrônicos;

XVI – realizar levantamentos nas diversas unidades do Tribunal a fim de subsidiar a execução de projetos consultivos e de aplicação da metodologia arquivística aos documentos judiciais;

XVII – proceder à divulgação do acervo judicial histórico do Superior Tribunal de Justiça e do extinto Tribunal Federal de Recursos, bem como as demais atividades relevantes realizadas pela Seção.

Art. 15. À Seção de Documentos Administrativos compete:

I – subsidiar a implementação de sistemas eletrônicos, convencionais ou híbridos de gestão de documentos administrativos, observando os requisitos, metadados e a legislação pertinente;

II – propor e subsidiar discussões relacionadas à acessibilidade de longo prazo aos documentos administrativos arquivísticos;

III – receber, classificar, registrar, indexar e acondicionar os documentos administrativos procedentes das unidades do Tribunal, em suportes convencionais, eletrônicos ou híbridos;

IV – armazenar e zelar pela guarda, conservação e recuperação do acervo administrativo do Superior Tribunal de Justiça e do extinto Tribunal Federal de Recursos;

V – atender às solicitações de pesquisa, fornecimento e autenticação de reproduções dos documentos administrativos, de forma célere e segura, ressalvadas as restrições administrativas ou legais;

VI – proceder ao empréstimo de documentos administrativos, observando as normas administrativas e legais;

VII – elaborar instrumentos de pesquisa e descrição, tais como: bases de dados, catálogos, índices, inventários, repertórios, guias , dentre outros, a fim de facilitar e garantir o acesso aos documentos e disseminar as informações neles contidas;

VIII – promover o processo de avaliação documental, elaborando ou revisando os instrumentos de gestão e/ou de destinação final do acervo;

IX – eliminar os documentos administrativos com prazo de guarda expirado, observando a legislação vigente;

X – tornar público, através da imprensa oficial, a relação de documentos com vida útil expirada, a serem descartados;

XI – realizar periodicamente a conferência da documentação administrativa sob sua custódia;

XII – proceder o controle e o registro das atividades de rotina inerentes à Seção;

XIII – demandar ao Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos, procedimentos preventivos e/ou de restauração dos documentos administrativos;

XIV – elaborar e divulgar manuais técnicos, com vistas à padronização dos procedimentos empregados nos arquivos setoriais administrativos;

XV – orientar as diversas unidades do Tribunal na organização dos arquivos setoriais administrativos, em suportes tradicionais ou eletrônicos;

XVI – realizar levantamentos nas diversas unidades do Tribunal a fim de subsidiar a execução de projetos consultivos e de aplicação da metodologia arquivística aos documentos administrativos;

XVII – proceder à divulgação do acervo administrativo histórico do Superior Tribunal de Justiça e do extinto Tribunal Federal de Recursos, bem como as demais atividades relevantes realizadas pela Seção.

Art. 16. À Seção de Preparo Técnico compete:

I – subsidiar a implementação de sistemas eletrônicos, convencionais ou híbridos de gestão de documentos, observando os requisitos, metadados e a legislação pertinente;

II – subsidiar e propor discussões relativas à acessibilidade de longo prazo aos documentos administrativos e judiciais arquivísticos em qualquer suporte;

III – controlar as atividades de conversão de documentos convencionais em documentos eletrônicos, o armazenamento e indexação dos documentos gerados, a conferência e o controle de qualidade, a validação e a garantia da autenticidade dos documentos;

IV – sugerir e promover consultorias e visitas técnicas, às demais unidades, relativas à produção, uso, tramitação, acesso e guarda intermediária ou permanente dos documentos administrativos e judiciais do Tribunal;

V – receber das demais unidades do Tribunal documentos para serem digitalizados, garantindo sua autenticidade, integridade e acessibilidade;

VI – elaborar instrumentos de recuperação dos documentos digitalizados, observando os princípios arquivísticos;

VII – realizar o controle e o registro das atividades de rotina inerentes à Seção;

VIII – realizar levantamentos nas diversas unidades do Tribunal a fim de subsidiar a implementação de projetos consultivos e de aplicação da metodologia arquivística aos documentos administrativos e judiciais;

IX – estimular e implementar, em parceria com o Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos, projetos relativos às consultorias, visitas técnicas, conservação preventiva, higienização e desinfecção, e à restauração dos documentos administrativos e judiciais do Tribunal.

Art. 17. Ao Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos compete:

I – promover a conservação do acervo documental e bibliográfico do Tribunal, através de medidas preventivas e restauradoras;

II – receber, das demais unidades do Tribunal, documentos que necessitam de intervenção técnica, observando critérios estabelecidos em Ordem de Serviço;

III – realizar diagnóstico dos documentos danificados e determinar o tratamento a ser aplicado;

IV – proceder, após diagnóstico, ao tratamento dos documentos danificados de acordo com as normas e procedimentos técnicos específicos;

V – emitir, à unidade solicitante, relatório do estado de conservação dos documentos e do tratamento adotado;

VI – prestar assessoria às demais unidades, mediante solicitação, orientando quanto aos critérios de conservação e propondo ações efetivas;

VII – promover e/ou supervisionar a higienização dos acervos do Tribunal;

VIII – manter atualizado o banco de dados relativo aos documentos recuperados;

IX – realizar o controle e o registro das atividades de rotina inerentes à Seção;

X – elaborar e divulgar material informativo sobre conservação de documentos, estimulando ações de cunho preventivo.(...)